RELAWAN: “Penggerak dan Pendukung Berjalanya Organisasi”
Apa yang terbayang jika kita mendengar kata ‘Relawan’? Siapa itu Relawan? Orang yang bekerja tanpa pamrih? Ini respon umum. Namun, Lembaga Pengkajian dan Pemberdayaan Masyarakat (LP2M), membagi Relawan dalam 2 kategori. Pertama, calon relawan/individu yang telah mengikuti orientasi relawan dan mau bekerja tanpa pamrih, memiliki kepedulian dan komitmen yang tinggi untuk mendukung mewujudkan visi organisasi. Kedua, relawan dapat berasal dari luar Lembaga yang memiliki pengalaman dan kompetensi yang relevan untuk mewujudkan visi dan misi organisasi. Relawan ini tidak perlu mengikuti tahapan orientasi karena relawan-relawan dalam kategori kedua adalah mantan personil LP2M dan individu-individu yang mengenal & pernah terlibat dalam kegiatan LP2M.
Kedua kategori tersebut dapat terlibat dalam kegiatan/program di lapangan maupun dalam supporting program di bidang administrasi, Information and Communication Technology (ICT), keuangan, dll. Dukungan yang dapat diberikan relawan dapat juga dalam bentuk ide, pemikiran, dan kontribusi informasi pengembangan staf dan lembaga dari jarak jauh/online.
Bagi LP2M, Relawan adalah penggerak dan pendukung berjalannya organisasi. Relawan penggerak adalah bagian dari sistem kaderisasi dan salah satu strategi regenerasi kepemimpinan dan penerus masa depan organisasi. Artinya upaya-upaya mempersiapkan aktivis-aktivis dan calon-calon pemimpin masa depan yang mampu menggerakkan organisasi agar dapat terus berkembang untuk pencapaian visi dan misi organisasi dimulai dari Relawan. Relawan penggerak dapat diberikan penugasan tertentu untuk menginisiasi satu kegiatan/program, misalnya menginisiasi dan mengembangkan kampanye digital LP2M dalam bentuk Podcast yang dipublish melalui Chanel Youtube dan Spotify. Sedangkan Relawan pendukung adalah individu yang membantu untuk memperlancar melalui satu penugasan di bidang tertentu dan bisa juga bersifat umum, misalnya menjadi panitia dan atau notulis workshop, pelatihan, dan kegiatan lainnya.
Menyadari pentingnya relawan bagi LP2M sebagai penggerak dan pendukung, maka Juli 2008, LP2M mulai melakukan rekrutmen relawan. Namun Ketika itu, kerelawanan belum menjadi kebijakan yang tertulis. Publikasi rekrutmen dilakukan dari mulut ke mulut dan menaruh lembaran pengumuman rekrutmen di satu Fakultas Unand. Dari rekrutmen pertama ini, 2 orang dari 15 relawan yang mengikuti orientasi kerelawanan direkrut menjadi staf karena komitmen dan konsistensinya dalam mendukung kerja-kerja organisasi. Walau kedua staf ini tidak meneruskan ikatan kerjasamanya dengan organisasi, namun mereka relatif lama bekerja untuk LP2M. Beberapa tahun kemudian LP2M melakukan rekrutmen kembali, namun tidak ada satupun relawan yang bertahan. Kadang hilang, kadang muncul di kantor, dan ada juga muncul jika pihak manajemen LP2M meminta bantuan ke mereka. LP2M banyak belajar dari kedua rekrutmen dan pengalaman mengelola relawan-relawan tersebut.
Beberapa pembelajaran penting dari pengalaman tersebut di atas antara lain : Mempersiapkan kebijakan dan manajemen relawan dengan kerangka 6R, terdiri dari reflection (refleksi), regulate (regulasi), recruit (rekrut), rock the job (bekerja), reward (apresiasi), dan retention (jaga relasi); ; Ada orang khusus yang bertanggungjawab untuk mengelola relawan; Membuat panduan untuk setiap penugasan relawan; Menerapkan kerangka 6R secara konsisten.
Kerangka manajemen relawan 6R merupakan kerangka manajemen relawan yang dipergunakan oleh Indorelawan. Kerangka 6R ini penting bagi LP2M untuk membenahi kebijakan dan manajemen relawan yang sudah dimiliki oleh LP2M. LP2M merasa beruntung terpilih menjadi salah satu LSM anggota Jaringan Lokadaya untuk mengikuti Coaching Clinic Relawan oleh Indorelawan.
Ditulis oleh : Direktur Eksekutif LP2M Sumbar – Ramadhaniati
